Уничтожение документов при ликвидации организации.
Одним из самых важных условий успешной деятельности организации является надлежащее хранение документовбухгалтерского и налогового учета, поскольку именно от конфиденциальности и сохранения коммерческой тайны зависит должное развитие компании. Если же руководство компании по какой-то причине приняло решение о прекращении деятельности предприятия, то первое, что оно должно сделать - это решить вопрос дальнейшей судьбы всей документации.
Согласно действующему законодательству, уничтожение документов при ликвидации компании возможно только по истечению срока хранения документов. Действующие на момент прекращения деятельности компании документы должны передаваться в госархив. В любом случае, независимо от того, подлежат документы уничтожению или передаче в архив, обязательно должна быть создана ликвидационная комиссия, которая принимает решения по данному вопросу. При этом в полномочия ликвидационной комиссии входит упорядочение всей архивной документации ликвидируемого предприятия.
В том случае, если компания не относится к источникам комплектации муниципальных архивов, то уничтожение документов при ликвидации проводится без согласия государственных архивных органов. Документы организаций, не пользующихся услугами государственного архива, подлежат уничтожению после составления ликвидационной комиссией описей всех дел постоянного хранения. Решение по дальнейшей судьбе личных дел сотрудников принимает руководитель ликвидируемой организации
Процедура и порядок уничтожения документов при ликвидации организации
Стоит отметить, что уничтожение документов при ликвидации, не следуя законным срокам их хранения, противоречит закону. Такое действие влечет за собой административную ответственность. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает административные санкции за несоблюдение правил учета, должного хранения, комплектования или же использования таких документов в виде штрафа.
Процедура уничтожения всей налоговой и бухгалтерской документации строго регламентирована и складывается из нескольких этапов. Так, первым этапом ликвидации документов является проведение экспертизы их ценности. Экспертиза должна проводиться соответствующей экспертной комиссией, в состав которой входят только высококвалифицированные специалисты из разных структурных подразделений организации. В полномочия экспертной комиссии входит решение вопросов по отбору документов на временное или постоянное хранение, а также принятие решения о ликвидации документов.
После того как экспертная комиссия проверила все бумаги с соблюдением всех формальностей, составляется соответствующий акт о направлении отобранных документов на уничтожение и это второй этап процедуры ликвидации документов. В акт о выделении документации к уничтожению входит список дел, подлежащих уничтожению, с указанием их количества и перечислением заголовков. Также в акте должно быть указано, на основании каких нормативных актов производится уничтожение.
Заключительным этапом процесса утилизации документов является само их уничтожение. В зависимости от отраслевой специфики и важности документов, организация может уничтожить документы самостоятельно либо же доверить этот процесс соответствующей уполномоченной организации.
Стоит отметить, что уничтожение документации при ликвидации компании – важный и ответственный процесс, поэтому его лучше доверить профессионалам.
