|
|
Сроки хранения документов в компании
Обращаем Ваше внимание что Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. установлены новые сроки хранения документов!
В соответствии с Федеральным законом " О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела. Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов, а также порядка их уничтожения применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 года. Это первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно возникает вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив – скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?
Следует отметить что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается!
Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.
Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.
По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ.
Архивный фонд состоит из двух частей:
- - государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;
- - негосударственной части, где хранятся документы негосударственных организаций (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т.п.).
Передача документов в негосударственную часть Архивного фонда РФ не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договора) между органами Федеральной архивной службы России и собственниками документов.
Перечень устанавливает сроки хранения документов для предприятий, учреждений и организаций двух категорий. К первой относятся организации, документы которых поступают в государственную часть Архивного фонда РФ.
Ко второй категории относятся организации, чьи документы составляют негосударственную часть Архивного фонда РФ.
Для организаций, относящихся ко второй категории, установлены следующие сроки хранения документов:
- а) бухгалтерские отчеты и балансы организаций:
- - сводные годовые - 10 лет;
- - годовые - 10 лет;
- - квартальные - 3 года;
- б) передаточные, разделительные, ликвидационные балансы - 10 лет;
- в) лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет;
- г) учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.) - 3 года.
Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ, является Федеральная архивная служба России (Росархив).
Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся в учреждениях Росархива, государственных музеях, библиотеках и т.п. Эти документы, а также справочники к ним предоставляются для пользования всем юридическим и физическим лицам.
Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Росархива. Следует обратить внимание на то, что документы организаций, образованных в процессе приватизации государственных и муниципальных предприятий, до настоящего времени хранящиеся в этих организациях, являются государственной собственностью.
Такие документы приватизации не подлежат и должны быть сданы на хранение по первому требованию архива.
По запросам органов Росархива организации, хранящие документы негосударственной части Архивного фонда РФ, предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета.
Организации могут передавать документы в собственность государства - на хранение в учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки.
Документы передаются в учреждения Росархива в случае ликвидации организаций при отсутствии правопреемников. В случае реорганизации предприятия собственники документов не обязаны передавать их на хранение в архив. Однако документы должны быть переданы правопреемнику по передаточному акту или по желанию организации сданы в архив. Если изменяется собственник или место хранения документов, органы Росархива должны быть поставлены в известность о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.
В 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. А так же постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон "Об акционерных обществах" содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм - Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).
Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив - постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.
В связи с участившимися случаями нарушения архивного законодательства ужесточились требования, предъявляемые регистрирующими органами к учредительным документам. Так, в ряде субъектов Федерации местными органами власти принимаются нормативные акты, обязывающие включать в уставы регистрируемых предприятий обязательства по проведению архивной работы. В этом случае в уставе организации должно содержаться примерно следующее положение:" Предприятие в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.);обеспечивает передачу их в предусмотренных действующим законодательством случаях на государственное хранение. Отсутствие указанных положений в уставах предприятий может рассматриваться как несоответствие учредительных документов требованиям закона, вследствие чего предприятию может быть отказано в государственной регистрации. В связи с этим при подготовке учредительных документов рекомендуем обращать внимание на нормативные акты местных органов власти.
|
|
