Большие объемы документов, которыми владеют офисы крупных компаний, требуют больших архивных помещений, постоянной систематизации и контроля. С целью уменьшить расходы на качественное содержание документации, сегодня активно создаются независимые архивные хранилища документов. И рост их популярности полностью оправдан, подобные учреждения предоставляют широкий круг операций с документацией, осуществляя хранение и утилизацию документов с соблюдением необходимых правил, стандартов и государственной правовой базы.
Какие услуги предоставляет сфера архивного хранения документов:
1. Прежде всего, это хранение документации с учётом всех правил в специализированных хранилищах;
2. Уничтожение документов в соответствии с правовыми нормами и после обсуждения с клиентом;
3. Обеспечение высокого уровня безопасности и ограничения к доступу посторонних лиц;
4. Чёткая систематизация, соблюдение типологии, хронологии и прочих параметров для удобства пользования документами и обеспечения высокой оперативности поиска;
5. Контроль над качеством хранения, сроками действия и постхранения документации разного характера.
В условиях обыкновенных офисов не всегда есть место и возможность хранить документы удобно, грамотно, качественно и долго. Архивные компании используют для хранения ещё и такой атрибут, как переплёт. В основном применяются специальные твердые переплёты, соответствующие требованиям, указанным в действующих нормативно-правовых актах государства. Для хранения временной документации используются специальные протоколы, сшиваемые особой нитью. Архивные компании также помогают в правильном и корректном оформлении титульных листов документов, что облегчает дальнейшее пользование данными из архива.
Помещения для хранения оборудованы весьма серьезно – многоуровневые системы защиты, огнеупорные стеллажи, надежные ящики, все под наблюдением. Это неудивительно, ведь репутация архивной компании напрямую зависит от обеспечения безопасности хранения документов. Поэтому передача документации лицам, не имеющим отношения к деятельности вашего предприятия, или конкурентам исключена.
Большое значение имеет также уничтожение ненужных или неактуальных документов. Их состояние и сроки хранения регламентируются специальным перечнем, утвержденным в государстве. Уничтожение выполняется с учётом определённого алгоритма, последовательности и, конечно же, с согласия клиента.
Утилизация бумаги и документов это способ эффективно упорядочить документационный архив, избавиться от ненужных бумаг, и сделать работу с документацией на предприятии более оперативной и качественной.
