Мобильное уничтожение документов: как работает выездной шредер и что говорит закон РФ

  В эпоху цифровой трансформации бумажный документооборот не исчезает, а трансформируется. Архивы договоров, бухгалтерская отчетность, личные дела сотрудников — все это содержит конфиденциальную информацию. Простое выбрасывание бумаг в мусорный бак или сдача их в обычные пункты приема макулатуры создает критические риски утечки данных. Решением становится услуга мобильного уничтожения документов с использованием специализированного автомобиля-шредера. Законодательная база Российской Федерации

  Уничтожение носителей информации строго регламентировано российским законодательством. Выездное шредирование позволяет компаниям соблюсти требования следующих нормативных актов:

• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, ст. 19). Оператор обязан принимать правовые, организационные и технические меры для защиты ПДн от неправомерного доступа. Уничтожение должно производиться таким образом, чтобы восстановление данных стало невозможным. Акт об уничтожении является главным документом при проверках Роскомнадзора.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 87). Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Лишние копии анкет, резюме и ксерокопий паспортов должны быть гарантированно уничтожены после истечения срока надобности.
• ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29) и Приказ Росархива № 236. После истечения сроков хранения (от 5 лет для первичной документации до 75 лет для личных дел по номенклатуре) документы подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
• ФЗ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Обладатель тайны обязан принимать меры по охране конфиденциальности, включая физическое уничтожение черновиков, чертежей и финансовых моделей на бумажных носителях.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Регламентирует общие правила оформления управленческой документации, косвенно затрагивая вопросы ее жизненного цикла и утилизации.

Техническая сторона вопроса: автомобиль-шредер
мобильный шредер / выездной шредер

  Мобильный шредер — это не просто грузовик с шредером для бумаги внутри. Это сложный промышленный комплекс, смонтированный на базе грузового шасси (как правило Forf, Mersedes-Bens. Isuzu или Hino полной массой от 7,5 до 20 тонн). В зависимости от модели шредра установленного на грузовое шасси, в грузовик может устанавливаться подъемно/разгрузочный механизм для баков/контейнеров с бумагой. Наподобие механизма мусорных машин подымающих и высыпающих мусорные баки. Так же, в зависимости от объема и грузоподъемности машины, она может быть оборудована прессовым оборудованием или специальным подвижным полом грузового отсека для равномерного и более плотного заполнения последнего. Сам шредер работает от двигателя автомобиля при помощи вала отбора мощности, или от электричества питающегося с помощью дополнительного генератора установленного в кузове мобильного шредера или от внешней сети с помощью кабеля и трехфазной розетки.

Базовое шасси и кузов

  Для обеспечения устойчивости во время работы некоторые машины оснащаются гидравлическими аутригерами (опорами), которые опускаются на асфальт перед началом цикла резки. Кузов разделен на технологический отсек, кабину оператора и складское пространство для измельченной бумаги.

Режущий блок (шредер)

  В отличие от офисных настольных аппаратов, промышленные мобильные установки используют мощные двухвальные измельчители. * Производительность: от 500 до 1500 кг в час. * Ширина приемного окна: обычно составляет 600–1200 мм, что позволяет, в некоторых случаях, загружать целые архивные короба вместе с папками-регистраторами типа «Корона», скоросшивателями и даже жесткими переплетами.
* Степень секретности: согласно международному стандарту DIN 66399, мобильные комплексы чаще всего выдают фракцию уровней P-3 (полоски шириной менее 5 мм) и P-4 (фрагменты 2x15 мм и меньше). Для уничтожения государственной тайны применяются машины уровня P-5 и выше (перекрестная резка до состояния пыли). * Привод: Режущие валы приводятся в действие либо через вал отбора мощности базового шасси, либо отдельным дизельным двигателем-генератором мощностью 150–300 л.с., расположенным прямо в кузове.

Система очистки от пыли и пожаротушения

  Бумажная пыль взрывоопасна. Любой современный мобильный шредер оснащен мощной системой пылеудаления с циклоном и фильтрами тонкой очистки, которая сразу всасывает взвесь из зоны реза. Кроме того, бункер оборудуется автоматической порошковой или газовой системой пожаротушения с тепловыми датчиками, так как трение ножей способно разогреть металл докрасна.

Подвижный пол и пресс-компактор

  Измельченная масса попадает либо в пресс или в грузовой отсек с подвижным полом, на котором может быть установлена магнитная плита для извлечения скрепок, скоб и зажимов. Пресс формирует из бумажной сечки плотные кипы прямоугольной формы весом 100-200 кг. Благодаря этому, автомобиль может брать на борт большой объем бумаги. Однако это удобство нивелируется весом прессовой установки, который автомобиль должен возить всегда с собой и сложностью и частым поломкам пресса. Другой вариант - подвижный пол в грузовом отсеке автомобиля. Подвижный пол - это механизм из длинных металлических ламелей уложенных на полу, которые с помощью привода совершают движения вперед/назад вдоль кузова. А специальные упоры на ламелях, двигают измельченную бумагу от шредера в конец машины. Тем самым, равномерно наполняя грузовое пространство полностью до потолка.

• Подготовка: Заказчик упаковывает документы в стандартные А4 или архивные короба (до 30 кг каждый). Возможна упаковка в плотные мусорные мешки объемом 240л. Заявку на уничтожение можно оформить по телефону указанному на сайте Исполнителя за 2-3 дня до желаемой даты уничтожения документов.
• В момент прибытия Выездного Шредера по указанному адресу, Заказчик обязан обеспечить подъезд к месту стоянки и само место для стоянки и работы Мобильного шредера. Обратите внимание, машина Мобильный шредер не маленькая и работает она не тихо. Учитывайте так же запах отработанной солярки. Поэтому размещать выездной шредер следует на территории размером не менее 3 парковочных мест и подальше от окон и дверей в жилые/рабочие помещения. Машина будет работать на 2,5тыс оборотах на холостом ходу. Исключением является внешнее питание 380в.
• Во время работы шредера Заказчик может находится в непосредственной близости от машины и наблюдать за процессом, соблюдая технику безопасности и тактичность! Перед загрузкой документов в шредер контейнеры или коробки с бумагой взвешиваются. Заказчик должен контролировать и записывать показания весов. Чтобы в конце уничтожения произвести определение общей массы уничтоженных документов. Исходя из этого веса будет выставлен счет на оплату.
• Исполнитель своими силами и за свой счет утилизирует бумажные обрезки. После работ, в течении 2 дней, Исполнитель отправляет по ЭДО Заказчику документы на оплату(счет, УПД, акт об уничтожении документов)
• В течении 5 банковских дней Заказчик оплачивает работы по уничтожению архивных документов с использованием Мобильного, или как его еще называют Выездного, шредера.
• Все.

    Документальное подтверждение: По завершении подписывается Акт об уничтожении документов. В нем указываются дата, место, способ уничтожения (термическое, химическое или механическое — в данном случае механическое), перечень уничтоженных томов или коробов, марка госномера автомобиля и ФИО операторов. К акту прикладывается видеозапись процесса.

  Преимущества мобильного уничтожения архива

  Помимо юридической чистоты, выездной шредер дает бизнесу уверенность в том что документы не будут обнаружены на дороге/помойке. Не будут утеряны при перевозке и разгрузке машины. Снижаются риски кражи документов в пути. Появляется возможность проводить плановую зачистку архивов поквартально малыми партиями, не захламляя офисы документами вышедшими из обращения или утратившими свою силу. Наконец, прозрачная калькуляция стоимости за один стандартный короб делает бюджетирование этой статьи расходов абсолютно предсказуемым.

  На что обратить внимание при выборе подрядчика

    При заказе услуги необходимо проверить:

  • * Наличие у исполнителя ОКВЭД, связанных с обработкой неметаллических отходов.
  • * Технические паспорта на мобильную установку, подтверждающие заявленную степень секретности.
  • * Договор, где прописана полная материальная ответственность за утрату груза до момента его превращения в пульпу.
  • * Готовность предоставить видеофиксацию процесса по запросу.
    Мобильное уничтожение документов сегодня — это не роскошь служб безопасности, а гигиенический минимум корпоративного управления рисками. Инвестиции в гарантированное уничтожение одного листа бумаги не сопоставимо ниже потенциального ущерба от штрафа Роскомнадзора (до 700 тысяч рублей за повторное нарушение по КоАП РФ) или судебного иска от клиента, чьи данные оказались на свалке.
  
  
  Вернуться к списку статей