Архивные документы, как таковые, не имеют какую- либо ценность. Ценной может быть информация в этих документах. Документы коммерческой фирмы содержат финансовую отчетность, акты, договора, лицензии и т.д. Архив производственной компании может содержать чертежи, схемы, описания изделий, перечень свойств продукции и т.д. Не секрет, что информация такого плана должна быть конфиденциальна, даже если документы потеряли свою актуальность. Попав в руки недоброжелателей, конкурентов, заинтересованных лиц, архивные документы компании могут нанести огромный ущерб как самому предприятию, так и их партнерам. Потери могут быть настолько колоссальны, что дальнейшее существование фирмы потеряет всякий смысл. И речь может идти не только о деньгах, упущенной выгоде, но и о потере репутации компании и даже уголовном преследовании учредителей.
Так как же правильно организовать документооборот предприятия? Прежде всего стоит отметить, что документы, которые не требуются в повседневной работе, следует хранить отдельно. Лучше всего для этого подходит сервис, который предоставляют многие архивные компании. Этот сервис так и называется – внеофисное хранение документов. В этом случае, Ваши документы будут хранится в отдельном помещении (хранилище) отдельно от Вашего предприятия, что значительно сокращает вероятность хищения или утечки документов. Необходимые документы можно получить из хранилища в любой момент. Документы может получить только доверенное лицо предприятия.
Как же быть с документами, которые уже вышли из документооборота фирмы? Даже когда документы утратили свою актуальность, они по- прежнему являются слабым местом компании. Поэтому, очень важно, даже после выхода документации из оборота фирмы, уделить максимум внимания и не допустить попадания конфиденциальной информации в руки недоброжелателей! Для этого существует такая услуга, как конфиденциальное уничтожение архивных документов.
Компания “АрхиваНет” предлагает услуги по уничтожению и утилизации.
Благодаря комплексному подходу и разным методам уничтожения, Вы можете совершенно безопасно уничтожить как бумажные носители информации (документы, архивы, тиражи, отчетность и т.д.), так и различные карты оплаты, пластиковые карты, изделия из пленки и пластмассы, и другие виды продукции, являющейся конфиденциальной собственностью компании.
В компании АрхиваНет используют два метода уничтожения. Это шредирование , т.е. измельчение на промышленном шредере и термическая обработка – сжигание. Через измельчение уничтожаются только бумажные носители информации, а именно документы, архивы, тиражи. Через сжигание можно уничтожить любой горючий материал. Кроме того, компания имеет возможность предложить транспорт грузоподъемностью от 1,5 до 8 тонн для доставки груза на склад для дальнейшей утилизации, и грузчиков для погрузки архивной документации в машину. Уничтожение может производиться без Вашего присутствия, либо у Вас на глазах, все зависит только от Вас.
Итак, сегодня на рынке представлены все услуги по работе с конфиденциальной информацией как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Уничтожать или не уничтожать каждая компания решает сама. Но в случае если организация решила сэкономить на конфиденциальности и просто выбросить ненужные документы, есть большая вероятность, что это решение обойдется гораздо дороже!