Делопроизводство и режим секретности
Порядок работы с секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение, пересылка, уничтожение секретных документов
Учет секретных документов – это регистрация и контроль за их сохранностью. В практической деятельности органов внутренних дел существует две формы учета секретных документов: журнальная и карточная.
При журнальной системе учета информация о секретных документах хранится в специальных журналах. При карточной системе учета информация хранится на специальных карточках, отдельно для каждого секретного документа.
При учете секретных документов присваиваются регистрационные номера и фиксируется следующая информация:
Учету подлежат:
гриф;
количество листов;
количество экземпляров;
источник поступления;
краткое содержание;
дата поступления.
секретные документы;
рабочие тетради;
специальные блокноты;
отдельные листы бумаги.
Хранение секретных документов – это установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности секретных документов на рабочих местах и в специальных хранилищах, а также порядок, предотвращающий порчу секретных документов, их утрату и несанкционированное копирование.
В рабочее время секретные документы хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы секретные документы сдаются на хранение в режимно - секретные подразделения.
При обращении с секретными документами следует соблюдать следующие правила:
секретные документы выдаются только под личную роспись;
работа с секретными документами осуществляется в специальных помещениях;
при работе с секретными документами на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
запрещается держать секретные документы вместе с несекретными;
запрещается хранить секретные документы в рабочих столах;
при приеме посетителей нельзя оставлять секретные документы в положении, удобном для обозрения;
необходимо убирать секретные документы в сейф при временном выходе из помещения;
запрещается выносить секретные документы за пределы охраняемой территории;
при окончании работы с секретными документами необходимо проверить наличие всех секретных документов;
секретные документы разрабатываются только в специальных блокнотах, рабочих тетрадях;
степень секретности документа определяется в соответствии с перечнями;
количество экземпляров секретных документов определяется служебной необходимостью;
в секретных документах должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
запрещается снимать копии с секретных документов без разрешения;
запрещается самостоятельно уничтожать секретные документы.
Порядок оформления секретных документов:
Гриф;
N экземпляра;
Адрес;
Текст;
Приложения;
Подпись;
Порядок оформления последнего листа:
Исполнители;
Гриф;
Количество листов и экземпляров;
адреса экземпляров;
Машинистка;
Дата.
Размножение секретных документов. Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел РСО.
Сдаются только те листы секретных документов, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и за каждую копию. Не подлежат копированию секретные документы с грифом «особой важности».
Секретные документы пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный секретный документ сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки.
Перед отправкой секретный документ помещается в специальную упаковку, исключающую несанкционированное изъятие секретных документов.
Пересылка секретных документов в другие города осуществляется подразделениями специальной связи Министерства Связи РФ и подразделениями фельдегерской связи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.
Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача секретных документов адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.
Уничтожение секретных документов. Секретные документы, потерявшие свою практическую и другую ценность, подлежат уничтожению. Для уничтожения секретных документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек.
Порядок работы комиссии:
1) оценка ценности секретных документов;
2) написание акта на уничтожение секретных документов;
3) проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
4) проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
5) уничтожение в присутствии членов комиссии.
Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.
