Хозяйственная деятельность каждой компании регламентируется определенными документами, как внешними (нормативными законодательными актами), так и внутренними (приказами, распоряжениями, регламентами, должностными инструкциями, документами бухгалтерской и налоговой отчетности). Со временем, в процессе осуществления хозяйственной деятельности компании, накапливается большой объем всевозможной документации.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ компании обязуются хранить определенный перечень архивных документов в течение определенных законом сроков их хранения. Однако есть также документация, которая не подлежит хранению, и организация вправе избавляться от такой документации путем ее уничтожения.
Уничтожение документов, не подлежащих хранению, а именно тех документов, которые не составляют архивный фонд компании, урегулировано российским законодательством, поэтому порядок утилизации документов должен проходить в полном соответствии с правилами, предусмотренными законом. По закону организация имеет право самостоятельно разработать, комиссионо утвердить и впоследствии внедрить порядок уничтожения документов или же воспользоваться услугами профессионалов из специализированной компании АрхиваНет.
Уничтожение документов, не подлежащих хранению, осуществляется в несколько этапов. Первым из них является создание экспертной комиссии. Приказом руководителя компании состав комиссии формируется из числа самых квалифицированных работников. Комиссия, как правило, состоит из трех человек – это необходимый минимум. Основной функцией экспертной комиссии является осуществление процедуры ежегодного отбора и распределения документов для дальнейшего хранения либо отправка таковых на уничтожение. В частности, в обязанности экспертов входит определение дел постоянного и временного хранения, а также документации, не подлежащей длительному хранению. Описи документов, отправляемых на последующее хранение, также как и список документов, не предусматривающих хранения, утверждаются и должны быть скреплены подписью уполномоченного лица или руководителя организации, а в некоторых случаях – вышестоящими инстанциями.
Утилизация документов
с истекшим сроком хранения
Утилизация документов с истекшим сроком хранения допускается только после составления специального Акта. Согласно Правилам уничтожения документов, дела, отобранные к уничтожению, должны быть внесены в акт под общим заголовком. Также в данном акте должны быть перечислены все документы, подлежащие уничтожению, указано их количество, поставлена дата составления акта и подписи всех членов созданной экспертной комиссии. После подписания соответствующего акта руководством организации подлежащие уничтожению документы передаются на утилизацию.
Непосредственно процесс уничтожения документов, не подлежащих хранению, компания вправе провести самостоятельно, либо же доверить его профессионалам – специалистам компании «Архива нет». Наличие специального оборудования, соответствующих знаний и навыков позволяет нашим сотрудникам осуществлять уничтожение документов любых форматов с истекшим сроком хранения максимально оперативно и качественно. «АрхиваНет» гарантирует конфиденциальность и полное соблюдение правил законодательства.
