Уничтожение бухгалтерских документов – важный, требующий особой ответственности процесс и без проведения экспертизы, оценивающей ценность бумаг, он просто невозможен. Согласно законодательным нормативным актам, в любой организации работнику запрещено проводить экспертизу самостоятельно, поскольку это может повлечь за собой неприятные последствия: неполное или неправильное уничтожение документов может привести к утечке важной информации. Экспертизу бумаг должна проводить утвержденная директором предприятия коллегиальная комиссия, состоящая из руководителя, главного бухгалтера, архивариуса, начальника отдела кадров, юриста и секретаря.
Определить ценность бумаг может и экспертная комиссия, состав которой формируется на постоянной либо же временной основе. В данном случае главной задачей экспертов является установление факта истечения срока хранения материалов. По результатам оценки комиссия составляет акт о необходимости утилизации бухгалтерских документов и осуществляет архивный переплет.
Процесс экспертной оценки документов включают в себя и архивные работы. Так, первое, что должны сделать сотрудники, - это провести выборку бумаг, которые не подлежат уничтожению. Далее все эти документы описываются в строгом соответствии с установленными правилами, после чего описи должны быть предоставлены руководителю компании на утверждение. Во время проведения архивных работ особое внимание сотрудники должны уделить документам личного состава, поскольку в дальнейшем, при ликвидации фирмы, эти бумаги передаются в специальные госучреждения на хранение. Акт, подтверждающий необходимость уничтожения документов, составляется после того, как руководитель фирмы утвердил все описи экспертной комиссии.
Следующим этапом работы комиссии является обработка документов временного периода хранения. В данном случае, чтобы свести все риски по случайному уничтожению документов к нулю, проверку дел необходимо проводить очень тщательно, просматривая каждый лист. Если в процессе проверки документов было обнаружено, что в дело включены материалы, имеющие истекший период хранения, то эти бумаги должны быть изъяты и оформлены в отдельные папки.
Уничтожению подлежат бухгалтерские документы, текст в которых поврежден, недоступен и не подлежит восстановлению. В том случае, если есть даже малейшая вероятность восстановления текста, документы реставрируют, а потом отправляют на хранение. В обязанности экспертной комиссии входит определение точного количества подлежащих к уничтожению документов и взвешивание их перед утилизацией. Заключительным этапом работы комиссии является составление акта об уничтожении бухгалтерских документов, в котором должно быть указано общее количество бухгалтерских документов, их описание и сроки хранения.
Как было уже указано выше, утилизация бухгалтерских документов – очень важный процесс, поэтому если вы беспокоитесь за сохранность информации, то можете доверить эту работу нашей специализированной организации. В данном случае все работы будут выполнены оперативно, надежно и в исключительном соответствии с законодательством. Полную конфиденциальность гарантируем.
Бухгалтерия любого предприятия генерирует огромное количество бумаги. Это счета, акты, отчеты, лицензии, ксерокопии и т.д. и т.п. Cроки хранерия документов оговорены в Приказе Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 отдельно для каждого предприятия. По истечении срока хранения каждое предприятие обязано своими силами и за свой счет уничтожить вышедшие из документооборота компании и не подлежащие хранению архивные документы согласно Федеральному закону от 27.07.2006г. №152-ФЗ.
