Спектр их услуг весьма широк и затрагивает все области применения, использования и хранения документов. Частные архивные компании предлагают такие услуги, как оптимизация документооборота, делопроизводства, сохранности документов. Услуги качественного хранения особенно ценны в отношении документов с длительным сроком хранения, когда исключена утилизация документов.
Как правило, в сферу услуг частных архивов входят:
проведение инспектирования и обследования архивного фонда предприятия;
определение срока хранения документации;
внеофисное ее хранение;
конфиденциальное уничтожение документов;
создание электронной базы методом сканирования документов;
своевременная утилизация бумаги.
Основные предоставляемые услуги, которые оказывают частные негосударственные архивы, в первую очередь связаны с организацией и созданием электронных и бумажных архивов документов для компании-заказчика.
Частные архивариусы-профессионалы – это, прежде всего, индивидуальный подход к каждому клиенту, понимание сферы деятельности предприятия и его материальных возможностей. Инвентаризация, систематизация и каталогизация всех документов предприятия это всегда немалые трудозатраты в создании и организации бумажного архива, также это касается и проблем, с которыми сталкиваются многие компании при необходимости уничтожения документов. Только профессионалы в данной области смогут правильно, своевременно, соблюдая законные нормы, систематизировать архив.
Специалисты частных архивов обладают необходимыми юридическими знаниями в отношении хранения документов, также многие приватные архивные компании имеют в штате профессиональных программистов, создающих систематизированные базы электронных носителей, реестры бумажных документов – это значительно облегчает поиск необходимых документов, а также соблюдение сроков их хранения.
В последнее время стала востребованной еще одна услуга частных архивов – внеофисное хранение документов: частные архивы выделяют компании-клиенту свои архивные площади, а архивариусы оказывают необходимые услуги в соответствии с пунктами заключенного договора. Как правило, сюда входит обязательное поддержание архива в работоспособном состоянии, регулярная и своевременная инвентаризация хранящихся документов, а также сотрудничество с государственными органами.
При необходимости производится утилизация документов в той форме, которая устроит клиента. Владельцы предприятий, воспользовавшиеся внеофисным хранением документов, могут не беспокоиться об их повреждении, утере, краже или порче.
Ценные документы в негосударственных архивах хранятся, как правило, в помещениях, оборудованных по последнему слову техники: используются новейшие несгораемые сейфы, стабилизаторы влажности и температуры.
