Любое предприятие рано или поздно сталкивается с неизбежной необходимостью удаления старой документации. Договоры с партнерами, переписка, извещения судов и многие другие документы, постепенно накапливаются, тем самым занимают много места в архиве, из-за чего могут происходить сбои рабочего процесса и путаница.
Подготовка документации к утилизации – процесс сложный и требующий определенных навыков, человек без профессиональной подготовки не будет допущен к такой работе.
Любой документ имеет свой срок хранения, после окончания которого, подлежит уничтожению. Выделение документов для уничтожения является одной из ключевых функцией архивариуса.
Выделение документов к уничтожению – это определение документа с истекшим сроком хранения с целью его дальнейшего уничтожения после прохождения экспертизы ценности. Данная экспертиза является обязательным этапом, который включает в себя утилизация документов.
Экспертиза ценности состоит из обширного исследования архива, в которое входит:
сдача документов на ведомственное или государственное хранение
внеофисное хранение различных дел с целью экономии помещения архива
проведение архивных описей (как правило, всем этим занимается специализированная экспертная комиссия)
После того как экспертиза была проведена, комиссия составляет акты о выделении документов на уничтожение и протоколы о проделанной работе, содержащие реестры документов, подлежащих уничтожению. Следующим шагом становится, собственно, уничтожение документов.
Сейчас наиболее популярным и комфортным способом уничтожения промышленного типа является шредирование. Шредер – это специальное устройство, предназначенное для измельчения различной документации. Преимущество использования данного устройства заключается в его дешевизне и экологичности. После того, как с бумагой поработал шредер, она подвергается повторной переработке, а затем снова отправляется в производство.
На последнем этапе утилизации все документы, подвергшиеся специальной обработке, вывозятся с территории предприятия. После вывоза необходимо составить акт об уничтожении документов. После исполнения всех обязательных процедур руководитель компании может смело забыть об этой проблеме на целый год, пока не придет необходимость списания следующих документов. Утилизация бумаги – необходимое и важное мероприятие, которое должно проводиться ежегодно, документы с коротким сроком хранения, различные записи, расчеты, рабочая документация могут запросто превратить презентабельный офис в склад бумаги.
Своевременная утилизация документов позволит избежать путаницы и освободит дополнительные места в архиве. Специалисты рекомендуют проводить уничтожение документов предприятия не реже одного раза в год, именно такой срок считается оптимальным – как раз за этот период в архиве успешно развивающейся компании может накопиться огромное количество необработанного материала.
