В процессе работы любой организации задействованы сотни видов документов. Для того чтобы документация находилась в установленном законом порядке и не возникало путаницы, составляется соответствующая схема движения документов, начинающаяся с момента их получения или выписки, и заканчивающаяся передачей в архив. Эта схема движения получила название – документооборот.
В соответствии статье 4 Закона № 129-ФЗ все организации Российской Федерации, кроме тех, которые пользуются упрощенной системой налогообложения, должны вести бухгалтерский учет. Ответственность за правильное его ведение возлагается на руководителя организации. Под действие этого закона подпадают также представительства и филиалы предприятий других государств, деятельность которых осуществляется на территории России.
Правила документооборота описываются в учетной политике организации. Первым этапом разработки этих правил является утверждение образцов первичных документов, которые будут использоваться для учета. Эти образцы должны быть утверждены приказами Минфина России и унифицированы. Лишь в случае, когда не существует утвержденного образца, соответствующего нуждам организации, допускается самостоятельная разработка формы первичного документа. В этом случае образец такого документа обязательно прилагается к учетной политике.
На стадии организации документооборота является необходимым указание способов исправления возможных ошибок. Так как в банковские и кассовые документы запрещается вносить любые исправления, этот пункт касается только первичных бухгалтерских документов. Также необходимо зафиксировать, каким образом будет осуществляться утилизация документов.
Приказ об утверждении схемы документооборота вступает в силу только после подписания его руководителем предприятия и ознакомления всех сотрудников, задействованных в его исполнении. Прошедшие полную обработку первичные документы комплектуют и подшивают. Банковские и кассовые документы переплетают и прилагают специальную справку для архива.
Сроки хранения документов должны определяться в зависимости от типа документов. Срок архивного хранения разных документов установлен, официально закреплен законодательством РФ и является обязательным. Срок хранения бухгалтерских документов не может быть менее трех лет.
Существуют три срока хранения документации: кратковременное хранение, долговременное или же вечное. Уничтожение документов разрешено законом только в том случае, если срок их хранения истек.
По окончанию календарного года все документы, подлежащие уничтожению, систематизируются – по ним обязательно составляется опись, после чего специально созданная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Заседание экспертной комиссии протоколируется.
После согласования процесса утилизации составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который утверждает председатель комиссии. После этого утвержденные к списанию документы в расшитом виде передаются в хозяйственный отдел или ответственному лицу для утилизации бумаг.
