Правила использования, хранения и уничтожения документов на предприятии.
Минимальной структурной единицей, регулирующей деятельность предприятий разных форм собственности, является документ. И чем лучше работает схема документооборота, тем эффективнее осуществляется деятельность самой организации.
По характеру информации все документы делятся на юридические, статистические и бухгалтерские. Порядок движения бухгалтерской документации утверждает главный бухгалтер организации, или же лицо, уполномоченное вести бухгалтерский учет предприятия на основании договора. Это же лицо является ответственным за весь документооборот от момента составления документа или получения его от других предприятий до использования для бухгалтерских записей и последующего архивирования или уничтожения документов.
Следует отметить, что для каждого документа существует свой порядок перемещения, но также существуют единые для всех положения. Документ создаётся в момент осуществления хозяйственной операции или же сразу после ее совершения. Затем документ передаётся в бухгалтерию.
Далее следует проверка по форме, содержанию, после чего ведутся арифметические расчёты и обработка документа: таксирование (перевод трудовых и натуральных измерителей в денежный эквивалент), группировка документации с общими экономическими характеристиками, котировка (запись в первичной документации о движении счетов по данному хозяйственному действию). Последним действием является составление учетного регистра и сдача документа в архив. При этом составляется либо перечень переданных документов, либо акт ликвидации документов, если их архивирование не обязательно.
Все организации, независимо от формы собственности, должны сохранять первичные учетные документы, бухгалтерские отчеты, балансы, налоговую отчетность в течение сроков, установленных «Законом об архивном деле», но не менее 5 лет. Ответственным за эти действия является главный бухгалтер, который следует данным положениям:
1. Закон РФ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
2. Общие правила работы архивов.
3. Реестр основных управленческих документов, появившихся в процессе деятельности организации, с отметкой о сроках хранения, одобренный Федеральной архивной службой России 06.10.2000.
4. Положение о документообороте в бухгалтерском учете.
На основании Перечня определяются организации, которые сдают документацию в государственный, муниципальный архив, и те, которые не сдают. Для последних существует следующий порядок архивирования: заключение договора со специализированными фирмами, имеющими необходимые подтверждения своей деятельности, или хранение документации в самой организации.
Все документы делятся на те, которые подлежат постоянному хранению, или же временному (от 5 до 75 лет – например, лицевые счета работников). В соответствии со ст. 23 Закона №125 ФЗ при реформации негосударственной организации условия и место архивирования документов выбираются основателем организации или же органами, установленными учредительной документацией.
В случае ликвидации организации документы передаются муниципальному государственному архиву. По истечению срока хранения производится шредирование (уничтожение путем разрезания документов) или же утилизация бумаги путем сжигания. Метод утилизации документации выбирается руководством организации.
