К хранению документов в России необходимо относиться с особой ответственностью: несоблюдение норм закона «Об архивном деле» может повлечь за собой довольно серьезные последствия.
Законом установлено обязательное создание архива предприятия, независимо от его вида деятельности. Для всех документов нормами закона установлен обязательный срок хранения, который зависит от типа документа и вида деятельности организации. Например, сроки хранения банковских документов отличаются от сроков для ООО или частного предприятия.
Документы с длительным сроком хранения:
Самый длительный срок хранения предусмотрен для документов по личному составу предприятия, и составляет 75 лет. Без обращения в архивные организации сложно представить их хранение. И совсем не важно, работает данное предприятие или ликвидировано десятки лет назад, утилизация документов раньше наступления положенного срока запрещена законом.
К документам по личному составу относятся:
Приказы о принятии, увольнении
Индивидуальные должностные инструкции
Лицевые счета сотрудников (в том числе и руководства, учредителя)
Расчеты, ведомости получения заработной платы – в том случае, если лицевые счета не предусмотрены учетом предприятия
Списки сотрудников, работавших на вредном производстве, а также табели учета в отношении этих работников
Заявления, характеристики, автобиография, кадровая карточка, выписки из приказов, касающиеся сотрудников
Трудовые соглашения, контракты
Для хранения документов по личному составу утверждены определенные правила:
Для архивирования дело необходимо формировать из документов, относящихся к одному периоду (календарному году)
Недопустимы какие-либо ошибки в документах или документы, оформленные не в соответствии с установленными нормами
Документы одного типа группируются вместе
В одно дело подшивается не более 250 листов
Если первичная бухгалтерская документация согласно закону должна храниться от трех до пяти лет, то, как правило, ее не сдают на хранение в специализированные архивы и оставляют по месту деятельности предприятия. После проведения плановых проверок контролирующих органов, при условии, что срок хранения документации истек, уничтожение документов – вполне законное право предприятия.
Документы, касающиеся создания и управления предприятия хранятся в течение всего срока деятельности организации: если, например, заводу 100 лет, то в архиве все равно в обязательном порядке должна храниться учредительная и регистрационная документация.
Периодическая утилизация бумаги подобных структур не распространяется на такие документы, как:
Учредительный договор, а также все изменения и дополнения к нему
Свидетельство о регистрации
Сведения о регистрации дочерних предприятий или филиалов организации
Утверждение структурного состава предприятия
Штатные расписания
Разрешения, лицензии, касающиеся деятельности, подлежащей обязательному лицензированию.
Хранение всей документации для предприятия с большим документооборотом может представлять сложную задачу. Создание собственного архива с поддержанием необходимой влажности, соответствующей пожарной безопасности, несгораемых сейфов для хранения особенно ценных документов – просто нецелесообразно. В таких случаях, конечно, необходимо обращаться к услугам хранения профессиональных архивных организаций.
