Уничтожение архива должно осуществляться в соответствии со следующими правилами:
Быть абсолютно надёжным и максимально конфиденциальным (возможность для последующего восстановления должна быть полностью исключена). Это необходимо для предотвращения утечки информации о компании;
Уничтожение документов оформляется согласно с нормами законодательства (в частности, составляется акт об уничтожении);
Уничтожение продукции любого вида (уничтожение тиража, архивов и пр.) должно осуществляться в присутствии уполномоченного представителя компании;
Допускается уничтожение документов только с истёкшим сроком обязательного хранения. Для идентификации документов, которые подлежат к уничтожению, необходима экспертиза ценности.
Существуют также специальные внутренние правила, согласно с которыми производится уничтожение архива, зачастую действующие в организациях с повышенным уровнем секретности. Так, утечка какой бы ни было банковской, врачебной или прочей информации с высоким уровнем конфиденциальности может стать причиной серьёзных последствий, как для самих клиентов, так и для компании в целом.
Как видим, правила уничтожения архива зачастую касаются не только архивного отдела или службы безопасности, но и любого сотрудника. По умолчанию каждый документ может быть уничтожен лишь в тот момент, когда он более неактуален.
Методы уничтожения тиража, документов и пр.
Традиционным способом, при помощи которого осуществляется уничтожение документов, является шредирование. Выполняется оно двумя способами: непосредственно в самой компании или на специальном промышленном шредере в профильной фирме, занимающейся уничтожением и хранением документов. Второй вариант гарантирует максимальный результат благодаря большому объёму перемешиваемой в шредере документации. Однако если требуется уничтожение архива с секретной информацией, такой метод считается недостаточно эффективным, и процедура уничтожения документов подразумевает использование химических методов ликвидации. Максимально же надёжным считается полное сжигание документации в специально оборудованных печах.
Для преимущественного большинства предприятий вполне достаточным является промышленное шредирование с дальнейшей отправкой полученной массы на переработку. Это гарантирует достаточный уровень конфиденциальности большинства документации и позволяет уменьшить расходы на уничтожение документов.
