Уничтожение документов - это чрезвычайно ответственный процесс. Каждый, имеющий дело с бумагами, в любом случае сталкивается со все той же проблемой: как поступить с документацией, в которой более нет потребности? На первый взгляд, все просто – следует просто собрать ненужный архив в кучу и выбросить на свалку. Однако на практике дело обстоит куда сложнее. Уничтожению архива должна предшествовать тщательная инвентаризация всей документации. Существуют документы, ответственность за которые несете только вы, соответственно, и их судьба решается исключительно вами. Но есть и прочая документация, касательно уничтожения которой вам необходимо посоветоваться с начальством, а порой и свериться с соответствующими законодательными актами, регулирующими процесс и порядок хранения и уничтожения архива. Естественно, особое внимание должно быть уделено документам, в которых содержится финансовая или любая другая информация о компании, представляющая коммерческую тайну. Также довольно часто имеют место случаи, когда требуется уничтожение тиража определенной печатной продукции, по тем или иным причинам непригодной для распространения. В связи с большим объемом последней, как правило, требуется помощь специальных компаний.
Существуют профильные компании, для которых уничтожение продукции (будь то уничтожение тиража или делового архива предприятия) является повседневной работой. Производственные возможности таких организаций позволяют им осуществлять данную процедуру максимально быстро и конфиденциально. Их сотрудники в силах с юридической точки зрения определить возможность уничтожения того или иного документа, составить акт об уничтожении и произвести непосредственно сам акт утилизации.
Можно выделить два случая, в которых допустимо уничтожение архива.
Уничтожение архива в связи с истечением срока его хранения. В каждой компании со временем скапливается огромное количество документов, занимающих полезное офисное пространство. Большая часть документов хранится не более пяти лет, по истечении которых их можно ликвидировать. При этом обязательно составляется акт об уничтожении. Уничтожение документов с нарушением действующих правил может повлечь за собой соответствующую ответственность.
Уничтожение архива в случае ликвидации предприятия. В процессе закрытия организации полное уничтожение документов не осуществляется, ликвидируется лишь архив временного хранения. Документы, касающиеся личного состава, соответствующим образом оформляются и передаются на сохранение в Госархив.
Как видим, уничтожение архива – это тот процесс, ведение которого лучше доверить профессионалам!
