| |
|
Сроки хранения документов
В соответствии с Федеральным законом " О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела. Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов, а также порядка их уничтожения применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 года (далее - Перечень).
По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ.
Архивный фонд состоит из двух частей:
- - государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;
- - негосударственной части, где хранятся документы негосударственных организаций (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т.п.).
Передача документов в негосударственную часть Архивного фонда РФ не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договора) между органами Федеральной архивной службы России и собственниками документов.
Перечень устанавливает сроки хранения документов для предприятий, учреждений и организаций двух категорий. К первой относятся организации, документы которых поступают в государственную часть Архивного фонда РФ.
Ко второй категории относятся организации, чьи документы составляют негосударственную часть Архивного фонда РФ.
Для организаций, относящихся ко второй категории, установлены следующие сроки хранения документов:
- а) бухгалтерские отчеты и балансы организаций:
- - сводные годовые - 10 лет;
- - годовые - 10 лет;
- - квартальные - 3 года;
- б) передаточные, разделительные, ликвидационные балансы - 10 лет;
- в) лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет;
- г) учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.) - 3 года.
Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ, является Федеральная архивная служба России (Росархив).
Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся в учреждениях Росархива, государственных музеях, библиотеках и т.п. Эти документы, а также справочники к ним предоставляются для пользования всем юридическим и физическим лицам.
Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Росархива. Следует обратить внимание на то, что документы организаций, образованных в процессе приватизации государственных и муниципальных предприятий, до настоящего времени хранящиеся в этих организациях, являются государственной собственностью.
Такие документы приватизации не подлежат и должны быть сданы на хранение по первому требованию архива.
По запросам органов Росархива организации, хранящие документы негосударственной части Архивного фонда РФ, предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета.
Организации могут передавать документы в собственность государства - на хранение в учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки.
Документы передаются в учреждения Росархива в случае ликвидации организаций при отсутствии правопреемников. В случае реорганизации предприятия собственники документов не обязаны передавать их на хранение в архив. Однако документы должны быть переданы правопреемнику по передаточному акту или по желанию организации сданы в архив. Если изменяется собственник или место хранения документов, органы Росархива должны быть поставлены в известность о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.
В связи с участившимися случаями нарушения архивного законодательства ужесточились требования, предъявляемые регистрирующими органами к учредительным документам. Так, в ряде субъектов Федерации местными органами власти принимаются нормативные акты, обязывающие включать в уставы регистрируемых предприятий обязательства по проведению архивной работы. В этом случае в уставе организации должно содержаться примерно следующее положение:" Предприятие в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.);обеспечивает передачу их в предусмотренных действующим законодательством случаях на государственное хранение. Отсутствие указанных положений в уставах предприятий может рассматриваться как несоответствие учредительных документов требованиям закона, вследствие чего предприятию может быть отказано в государственной регистрации. В связи с этим при подготовке учредительных документов рекомендуем обращать внимание на нормативные акты местных органов власти.
|
|
|
|
