на главную страницу написать письмо карта сайта

Услуги
Уничтожение документов
Утилизация документов
Уничтожение тиража
Уничтожение карт
Уничтожение дисков
Установка контейнера
Вывоз документов
Погрузка архива

документы
Коммерческое предложение
Акт о выделении документов
Акт утилизации
Акт уничтожения

информация по уничтожению
Ответственность за нарушения
Сроки хранения документов
Архивное законодательство
Уничтожаемые материалы
Почему наша компания?
Для кого наши услуги?
Порядок уничтожения
Методы уничтожения
Степени секретности
Ответы на вопросы
Разное по теме






Хранение документов в Архиве.


Хранение документов

  Согласно законодательству РФ на организацию возлагается обязанность хранения первичных учетных документов. Кроме этого, ответственные лица должны обеспечивать их систематизацию и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

  Существует целый комплекс нормативных документов, регулирующих условия и процедуру хранения. Согласно этим нормам для создания оптимальных условий для хранения документации необходимо соблюдение следующих обязательных условий.

  Помещение для архива должно быть удалено от помещений, используемых для хранения или работы с химическими веществами или продуктами питания. В хранилище для документов не должны быть проведены какие-либо трубопроводы и инженерные сети (водопровод, газ, канализация и другие магистральные линии).

  Помещение для хранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией. Хранилище должно быть расположено в здании, обладающем первой или второй степенью огнестойкости. Желательно в этом же здании предусмотреть хозяйственное помещение, в котором может производиться утилизация документов.

  Хранилище должно быть оборудовано стеллажами для размещения документов, металлическими шкафами, сейфами, специальными архивными коробками или папками и так далее. Количество стеллажей рассчитывается с учетом поступления новых документов, с запасом. Стеллажи должны располагаться не менее чем в 50 см от батарей и окон. Расстояние между стеллажами – не менее 1 метра, проходы – не менее 75 см.

  Помещение хранилища должно быть оснащено первичными средствами пожаротушения (огнетушитель, ведро, песок или пожарный рукав). Желательно для хранилища отвести отдельное помещение, изолированное от кабинета работников архива или отделить его при помощи специальных перегородок. Двери должны быть железные, а на окна устанавливают решетки. И окна и двери опечатываются пломбиром. Для того чтобы уберечь документы от солнечного света, окна должны выходить на северную сторону.

  В помещение хранилища должна быть обеспечена физико-химическая сохранность документации. Строго запрещено курение, электронагревательные приборы, продукты питания, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества.

  В помещениях с возможностью регулирования климата для каждого вида документов устанавливаются соответствующие нормам параметры:

  •   для хранения бумажных документов температура воздуха должна колебаться от +17 до +19 градусов, влажность воздуха не превышать 55%;
  •   для хранения фотодокументов – температура от +15 до +20, влажность до 50%;
  •   хранение кинодокументов – температура от +15 до +20, влажность до 50%.

  В хранилищах, где отсутствует возможность регулирования климата, при необходимости устанавливаются специальные приборы: увлажнители, осушители, вентиляционные системы. Скапливающуюся пыль своевременно удаляют. При обнаружении насекомых, способных повредить документы либо плесени, хранилище подвергают полной дезинсекции. В том случае, когда организация не может обеспечить соблюдение всех правил для хранения документов, можно воспользоваться услугами архивных компаний, которые выполняют все требуемые виды работ: хранение документов, переплетение, сканирование, архивная обработка и утилизация бумаг.

  Стоимость хранения дел в государственных архивах на территории РФ имеет значительный разброс и колеблется от 2 рублей 90 копеек в Курской области до 133 рублей в ХМАО-Югре за одно дело в год.

`

Вернуться к списку статей